労働力不足やビジネスのグローバル化によって、優秀な外国人を雇用したいという企業が増えています。

これまで外国人を雇用した経験がない企業様の中は、就労ビザの取得手続きや、その後の人事労務管理に大きな不安をお持ちではないでしょうか。

ここでは、外国人の雇用の流れを簡単にご説明します。

 

 【外国人労働者採用の流れ】

①：どのような職種でどのように採用するかを検討する（求人・面接）

外国人労働者の場合は、どのような職種・雇用形態で採用するかによって、当該外国人労働者が取得すべき在留資格の種類が変わります。そもそも予定する業務が在留資格に該当性のない内容であれば就労することは出来ませんので、どのような人にどのような仕事をしてほしいのかということを検討していきます。

外国人労働者を雇用する場合、大きく分けて2つの方法があります。それぞれでどのような採用方法を取るべきか変わってきます。

 

1　現在外国にいる外国人を採用する場合

外国から新たに日本に入国する場合はほとんどが就労に制限のある在留資格により入国する場合がほとんどですので、採用を予定している業務の在留資格該当性は慎重に検討していく必要があります。

採用の方法としては、外国人派遣会社・紹介会社に依頼して現地の外国人労働者を斡旋してもらう方法が一番現実的と考えられます。

採用候補者を決めた場合には、面接を実施することになりますが、面接をどこで行うのかを決定することも重要なプロセスです。

 

1-1　面接を日本で実施する場合

在留資格「短期滞在」で当該外国人が入国することになりますが、本件は会社が外国人を日本に招へいするので、「会社が当該外国人の身元を保証する」ことで入国します。そして、入国にあたっては実際に就労を開始する段階と同じく在留資格の申請が必要になります。そのため、会社側でも招へいする経緯を説明する書面等を作成し、当該外国人に送る必要があります。「短期滞在」での入国の場合は、日本の入国管理局で手続きをする必要はなく、当該外国人が在外公館（大使館など）に必要書類を持参することで査証を取得することが出来ます。

また、査証免除国から当該外国人が日本に来る場合は、査証を取得する必要はなく、入国すれば面接を行うことが出来ます。査証免除国については以下の外務省のホームページを参照下さい。

https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/tanki/novisa.html

 

1-2　面接を外国で実施する場合

現地に採用担当者が出向いて面接する場合は、1-1の手続きは不要になります。また、一度に複数の人物と面接することが出来るので効率的です。一方で、会社側の負担も大きいうえに、実際にあった事例だと、面接会場に担当者が行くと、履歴書が送られてきた人物が一人もいないといったことや、経歴詐称があって結局採用しても在留資格取得が困難であることから採用できないといったこともあるようですので、リスクを考慮する必要があります。実務上は現地の紹介会社を頼る場合がほとんどですが、紹介会社を介しても上記のようなこともあるようですので、慎重に検討する必要があります。

 

いずれの場合でも、外国人労働者が実際に渡航する費用負担の有無、住居の確保等についてはこの段階で決めておく必要があります。

 

 

2　日本にいる外国人を採用する場合

当該外国人が、既に日本に何らかの在留資格をもって滞在している場合には面接を日本で行うことが出来るので、どこで面接を実施するかは然程問題にはなりません。まずは、日本に合法的に滞在しているかを口頭でチェックしましょう。日本にいる外国人は、特別永住者以外は「在留カード」を常時携帯することが義務付けられていますが、

 

現在の在留資格が、活動内容に制限があるものである場合は1-1同様に就労内容が業務の在留資格該当性に注意したうえで、採用を進めていくことになります。場合によっては、新たに就く業務に合致した在留資格に変更申請を行う必要があります。

一方、現在の在留資格が、活動内容に制限がないものの場合は、業務の在留資格該当性は特に問題にはなりません。制限がないものは、「身分によって与えられる在留資格」ですので、当該身分（「日本人の配偶者等」など）が間違いないものかどうかを確認しておく必要があります。

また、在留資格が「留学」や「文化活動」のように、在留資格上で就労が認められていない場合でも、「資格外活動許可」を受けていれば一定の条件のもとで就労することが可能です。その場合には、「就労資格証明書」の提示を求めることで、就労できる旨を確認しておくのがよいでしょう。

この場合の採用方法としては、大学や語学学校などの現在日本で主たる活動を行う機関や人材派遣会社・紹介会社に斡旋を依頼したり、ハローワーク等の公的機関を通して求人を行うことが考えられます。但し、求人を行う際に外国人のみを対象、或いは外国人を除外する求人を出すことは、ハローワークでは原則として出来ないので注意が必要です。

 

他にも求人の方法としては、SNSや自社のホームページを活用することなどが考えられますが、いずれの場合も外国語による問い合わせに対応できる体制が必要になるなど他の方法に比べてハードルが高いものになります。

 

②：受け入れ体制を整える

実際に外国人労働者が日本に来た場合には、以下のような準備が必要です。

 

◆住居

外国人が住居を借りることは実際上難しいので、会社で入居先を用意する必要があります。借主は会社がならないと部屋を貸してもらえないことが多いです。

◆言語対応・日常生活

日本で働く外国人は日本語や日常生活の些細な風習にも戸惑うことが多くあります。また、市役所での各種手続きや銀行口座の開設、携帯電話の契約など多くのことでの支援も必要です。従って、日本での生活をサポートする方を決めて、サポートしていく必要があります。

◆在留資格の更新等の管理体制

在留資格は外国人本人の地位であることから、外国人本人の問題と考えがちです。しかし現実には、在留資格の該当性がない外国人を雇用している場合には「不法就労助長罪」で会社も処罰されてしまいます。従って、在留資格の更新時期などについては、会社でしっかりと管理する必要があります。また、所謂「警察沙汰」などのトラブルは、在留不良として在留資格の取消しや更新不許可につながってしまうので、日常生活での素行にも十分に気を配る必要があります。そのため、単純に法的要件だけ押さえておけばよいという訳ではなく、外国人のメンタル的なケアも大切です。

 

 

③：労働契約の締結 (労働条件の相互確認）

無事採用が決まった場合には、労働契約を締結します。

雇用契約書を作成し、本人にも詳しく説明し納得したうえで労使契約を締結します。労働契約書には本人・会社の署名がされたものを労使双方で保管します。

 

順序として、「在留資格取得（変更）申請が許可されるか前に、雇用契約を締結してしまっても大丈夫なのか？」と思われるかもしれません。確かに、雇用契約を締結し、会社がたくさんの書類を作成し、入管局に許可の申請を提出したものの、審査結果が不許可だった（入国できないので、その外国人を採用することができない）というケースもあります。

そうであれば、「就労ビザが許可された時点で正式に雇用契約を取り交わせばいいのではないか」と思います。

 

しかし、入国管理局に就労ビザの許可申請をするには、採用する会社との雇用契約が締結されている事が前提であり、申請時には、会社と本人が双方署名をした雇用契約書を提出しなければなりません。そのため、就労ビザが許可された後で、労働契約を取り交わすということは、現実的にできません。

そのため、在留資格取得申請が許可された時点で法的効力が発効する雇用契約書を取り交わす必要があります。例えば…

 

『この雇用契約は、日本政府による、正当で就労可能な在留資格の許可（在留期間の更新）を条件として発効する。』

 

というような文言を必ず入れておき、更に外国人本人にも書面で、許可されなかった場合のリスク（採用取消等）を伝えて、了承を得ておけば、もしもの場合に、会社のリスクを最小限に抑えられます。

 

 

④：在留資格取得申請の準備（新規に在留資格取得申請、または変更を行う場合）

就労系の在留資格の場合は、審査の大半が受け入れ先である会社に対しての審査であると言っても過言ではありません。

具体的な審査のポイントとしては、本人の学歴・職歴が申請する在留資格に合致しているか、過去に前科がないかといった素行、会社と当該労働者との契約は適切なものか、会社の規模や経営状況は適切なものか、会社で当該外国人労働者は本当に必要としているのか等を見られます。

なぜ会社との契約関係や会社の経営状況を見るのかというと、安易に離職させてしまうことで当該外国人労働者が労働者の身分を失ってしまうことで、不法滞在に繋がりかねず、そのような状況が治安の悪化につながるという考え方があるためです。つまり、国は会社に対して、外国人労働者の「保護者・身元引受人」としての機能を持ってほしいと考えています。この点を外国人労働者を雇い入れる側は理解しておく必要があります。

 

 

⑥：在留資格認定証明書交付申請

在留資格認定証明書交付申請は、入国管理局による審査結果が出るまでに留学生の在留資格変更は約1か月、海外から呼び寄せる場合は、1～3か月程度、審査に時間を要します。従って、勤務開始までの期間はタイムラグが生じるので、十分に余裕を持った日程を組む必要があります。

 

 

⑦：外国人雇用の手続き

外国人労働者を雇用した、或いは離職した際は、ハローワークへ所定の届け出が必要となります。また、外国人労働者が離職するときは、｢氏名｣と「在留資格」等を、ハローワークに届出なければなりません。

 

1 雇用保険の対象となる場合

外国人労働者が雇用保険の対象となる場合には、「雇用保険被保険者資格取得届」を提出することとなります。日本人労働者と特段の変わりはありません。

2 雇用保険の対象とならない場合

雇用保険の対象とならない場合には、雇入れ、離職の翌月末日までに、当該外国人労働者が勤務する事業所を管轄するハローワークへ、「外国人雇用状況届出書」を提出します。

 

 

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