システムエンジニア・コンサルタント・特許事務所のプロが教える、仕事で使えるアプリ!おすすめアプリレビュー大紹介!【法務会計プラザ・プラス+2020年春号】

 

事例① 斎藤情報システムデザイン事務所 ・代表:斎藤 学さん

https://s-jsd.com/
http://hki-plaza.com/?page_id=31
北海道松前町生まれ。東京理科大学中退。株式会社AGREX、中道リース株式会社を経て、現在に至り、情報システム導入支援やシステム受託開発、情報システムコスト削減などが主なお仕事。年間システム運用コスト60,000千円を30,000千円台まで削減や業務改善により、30日の事務処理期間を2週間に短縮など多くの実績をあげられています。

斉藤さんが最近仕事でよく使用しているアプリは、

①Slack 

②Office365のOutlook

 

①Slackは、プロジェクトの管理、家族との情報共有に使っています。

話題毎に「チャンネル」が作れるので、情報が錯綜することもあまりありません。メールよりも情報発信の敷居が低いので、より密にやり取りができるようになりコミュニケーションエラーが減ったと思います。

 

Slackは、複数の組織で、複数のプロジェクトを運営するような場合ですね。クライアント、協力会社、など、登場人物が多い場合には有用と思います。無料版の場合、投稿の上限があるので残しておきたい情報はテキストをバックアップするか、有償版を選択しなければなりません。他に複数組織で使っている場合は、誰が費用負担するかなどの問題がありますので、ご相談いただければそれぞれのプロジェクトや組織に合った使い方をご提案できます。

 

②Office365 特にOutlookは、メールの送受信、スケジュール管理に使っています。

基本的にデータはクラウド上にあるため、PC、スマホ問わず同じ情報にアクセス出来るのが便利です。プライベートではGmailを使っていますが、個人的にはGmailよりも使いやすいと思います。

 

中小企業であれば自然発生的に、社員の個人のグーグルアカウントを業務利用したりするケースも多いのですが、統制上よろしくないので、管理をきちんとしたい組織に使っていただきたいと思っています。きちんと運用するにはドメインのDNSレコードを細かく設定しなければならないので、こちらもご相談いただければ当社にて最適なご提案ができます。

 

事例② あさかぜ特許商標事務所 中山俊彦さん 熊野アヤさん

http://www.asakaze-patent.com/
http://hki-plaza.com/?page_id=29

特許・ブランドなど、知財リスクの管理サポートを行っている、あさかぜ特許商標事務所から中山さん、熊野さんに活用いただいているアプリのお話をお伺いしました。

あさかぜ特許商標事務所さんの、「あさかぜ」は「朝風」“夜明けに海に向かって漕ぎ出す船を後押しする風のように、新たな市場を開拓していこうとするお客様の事業を目に見えない力でサポートしたい”という思いを込められて、特許申請やブランド構築など知財に関するサポート業務をされています。

本社は神奈川県鎌倉、札幌市大通の支社には札幌市出身の熊野さんが常駐されていて、多くの知的財産権関連契約書の作成、レビュー、商標登録関連業務を行っています。

 

最近では帯広地域雇用創出促進協議会さまにて「商品を魅力的に伝えるデザイン力向上セミナー(全5回)」の講師を担当されるなど広くご活躍されています。

 

 

中山さんが最近仕事でよく使用しているアプリは、

 

①Google Keep
②OneNote2016
③ColorNote
④Thunderbird(メーラー)
⑤Toodledo(ToDo管理)


どんなシーンで、どんな目的で使っていますか?


①Google Keep

付箋的にメモができる。表示の自由度が高いです。
→メンバーごとのタスク管理、トピックス毎のタスク管理に都合が良い。[5,6年ほど使っています]


②OneNote2016
打合せのメモに使用。手書きもできる。保存アクション不要。[4年くらい?]


ColorNote
ほんのちょいのメモに使用。軽い。チェックリスト作成便利。[たぶん開業以来。8年]


④Thunderbird メーラーとして
メールのフォルダ管理、ツリー管理がラク。G-mailとの連携 [開業以来。8年]


⑤Toodledo TODO管理として。
とにかく使い勝手が良い。カスタマイズ性が高い。[6,7年]

 

そのアプリの良いところはどんな点ですか?

①~⑤共通で、PC、スマホ連動しているのでどんな場面でも同期された情報に基づいて作業が可能です。

①と⑤は連動して使用。材料入ったら①に記入→日付決まったら⑤に移行して管理

ほんとはGoogleと連動してくれるととにかくラクなのだろうけど、もうこれで慣れちゃいました。

 

逆に改善してほしい点、悪い点はありますか?

OneNote2016
フォントが勝手に「游ゴシック」とかいうあまり使わないフォントになる。初期設定変えてもダメ。
ここさえ解決できればほぼストレスはないのですが。。。

Thunderbird
頻繁に「最適化」処理が発生。その間パフォが落ちるので仕事に支障でます。

 

どんな人にお勧めしたいですか?

 

メモアプリは好みだと思うので、気になったら一度、気軽に使い勝手試してもらえたら良いと思います。⑤は、自分のタスクをキレイに可視化することでストレス値がぐっと下がる、という人にはお勧めです。有料にすれば組織内でも共有できる(従ってToDoのアサインも容易にできるし他人の積み上がり具合も可視的にわかる)のですが、他にもサブスクを複数やっているので躊躇しています。

 

熊野さんが最近仕事でよく使用しているアプリは、

 

①Slack
②Googleカレンダー
③Office365

 

どんなシーンで、どんな目的で使っていますか?

 

①Slack

⇒事務所内のメンバーとの日々の連絡・情報共有手段として毎日ヘビーユース。
 特定チャンネルでのやり取りやダイレクトメッセージでのやり取りの併用が可能で便利だから。

 

②Googleカレンダー
スケジュール共有に使っています。

 

③Office365
⇒初めてサブスク契約にしてみました。
 仕事柄よく使うのは、もちろんワード、エクセル、パワポです。

 

そのアプリの良いところはどんな点ですか?

 

①Slack
⇒常に、スレッドを開いたままにしてぽんぽんやり取りができるのでメールより即時性が高い。
 電話しなくてほぼ業務が回ります。スレッド内のワード検索もできることが良いです!


②Googleカレンダー
⇒他のメンバーの動きがわかるのでよいです。


③Office365
⇒まだサブスクにし始めたばかりなので良さはよくわからないです。
 今のところ所内でサブスク契約が自分のみなので、管理上楽なのかどうかもわからないです。

 

逆に改善してほしい点、悪い点はありますか?

 

①Slack
⇒使い慣れさえすれば特にないと思います。

②Googleカレンダー
⇒こちらも今のところ問題ないです。

③Office365
⇒買い切りとサブスク契約のメリットデメリットの実際のところを知りたいです。。。

 

どんな人にお勧めしたいですか?

 

①Slack
⇒メールと電話でのコミュニケーションのせいで業務に支障が出ている組織。

②Googleカレンダー
⇒組織内のメンバーどうしでスケジュール管理・共有をすることで業務改善が見込めるような組織。

 

事例③ 株式会社インフォマテリア 石川辰義さん

http://www.info-materia.com/
http://hki-plaza.com/?page_id=42

株式会社インフォマテリアは、プログラム及び情報システムの企画・設計・開発,IT業務全般のコンサルティング、サーバー等の導入・構築・保守、ホームページの企画・設計・開発・保守、コンピュータおよびソフトウェアに関する教育支援を中心としたITに関わるさまざまな問題・ご要望にお応えしている会社です。

 

石川さんが最近仕事でよく使用しているアプリは、

①Evernote
②Dropbox
③Gmail
④Smartnews
⑤Apple Wallet(Suica[iWatch])
⑥Eternity Time Log

 

どんなシーンで、どんな目的で使っていますか?

 

①Evernote

⇒とりあえずメモをしたいとき、セミナー等の内容の記録など。
 何かあとで確認する可能性のあるものなどとにかく記録。
 PC、スマホ(iPhone)、タブレットと端末問わずに確認できる。

 

②Dropbox
⇒文書データはEvernoteで、それ以外のデータ(Officeデータ、プログラムデータ等)はこちらというように使い分け。
 バックアップの一手段として。自然に使われている状態。
 PC、スマホ(iPhone)、タブレットと端末問わずに確認できる。

 

③Gmail
⇒クラウドのメーラーとして。PC、スマホ(iPhone)、タブレットと端末問わずに確認できる。


④Smartnews(スマホ、タブレット)
⇒情報収集手段として。分野別にネットに流れているニュースの情報収集。
 基本的に毎朝、夕方に確認。

 

⑤Apple Wallet(Suica[iWatch])
⇒東京出張時などの交通機関、JRの決済に使用。基本的に出張時に利用。


⑥Eternity Time Log(iOS)
⇒活動時間の記録ツールとして利用。2010年11月頃より毎日使用。

 

そのアプリの良いところはどんな点ですか?

①Evernote
⇒入力に関してはPCで、閲覧はタブレットやスマホなどといった使い分けができることが便利。
 また、あとでオフラインで読みたいWeb記事などをブラウザから取り込むこともできる。
 画像データなどもOCRで認識できるため、名刺整理や紙の書類の電子化に活用できる。


②Dropbox
⇒登録はPCから、閲覧はタブレットやスマホなどといった使い分けができることが便利。


③Gmail
⇒PC、タブレット、スマホなど、デバイスを選ばずにメールが確認できる。特に移動中のメール確認に便利。
 迷惑メールやウィルス付きメールなどもGoogleの蓄積されたエンジンにより自動的に振り分けてくれる。
 ウイルスメールなどはWindows10が対象である場合がほとんどであるため、最近増えているファイルレス型ウイルスメール対策としても利用できる。


④Smartnews
⇒現在ホットな話題などを自動的に収集して表示してくれる


⑤Apple Wallet(Suica[iWatch])
⇒スマホやカードを取り出さずに瞬時に決済できる。

 

⑥Eternity Time Log(iOS)
⇒余計な機能もなく、必要最小限の操作で活動時間を記録できる。

 

逆に改善してほしい点、悪い点はありますか?

①Evernote
⇒企業で複数メンバーの共有として使う場合には有料プランしかなく、価格も高いため他の選択肢もあると思われる。


②Dropbox
⇒基本的に個人利用からスタートしたクラウドストレージサービスなので、企業利用である程度人数がいる場合はBoxの方が良いかもしれない。


③Gmail
⇒特にPCについてはブラウザベースの利用になるため、編集機能は貧弱な方である。
 無料プランの場合は会社のセキュリティポリシーからはずれる可能性がある。

④Smartnews
⇒広告的なニュースが結構表示される。


⑤Apple Wallet(Suica[iWatch])
⇒以前はコンビニ決済にも利用していたが、QR決済の方がポイントサービス等があるため、コンビニ等では使用しなくなった。

⑥Eternity Time Log(iOS)
⇒iOS以外では提供されていない。現在はAndroid等でも活動時間記録ツールは他の選択肢がある。
 また、基本的に個人利用想定のため、会社として組織的に活用するには機能不足の面も。

⑦Microsoft Visual Studio Code
⇒普通にインストールすると英語モードであり、日本語にするためにはプラグインを入れる必要がある。
また、頻繁にバージョンアップがあるが、時にそのタイミングで英語モードに戻ることがある。

どんな人にお勧めしたいですか?

 

①Evernote
⇒企業向けというよりは個人事業主向けでしょうか。


②Dropbox
⇒少人数でデータ量も多くない会社であれば、無料プラン(2GB)でも活用可能。データ量は大きくないが、共有したいという目的のOffice系文書が多い会社では利用しやすいのではないでしょうか。


③Gmail
⇒会社として導入する場合は有料プランのG Suiteも選択肢になります。


④Smartnews
⇒企業として導入するというよりは、個人個人が気に入れば使用する、くらいのものかと思います。

 

⑤Apple Wallet(Suica[iWatch])
⇒こちらも企業として導入するというよりは、個人個人が気に入れば使用する、くらいのものかと思います。


⑥Eternity Time Log(iOS)
⇒時間の使い方を振り返り、生産性をあげたい個人事業主の方など。

 

仕事に使えるおすすめアプリについて まとめ


みなさんいかがでしたか?すで多くの方に親しみあるアプリが多かったと思いますが、それぞれに使い方や設定が変わるので、とても役立つ情報だったのではないでしょうか?

 

ポイントとしては・・・

 

・まず、全員に共通していることが、どのデバイスでも使えたり、複数人と共有しやすくなっているクラウド化が当たり前になっていること。

・複数のアプリを職種や現場の環境に合わせて使うことがとても大事で、ただ導入しただけではうまく使えない!

・いずれも不便や問題点もあるので使い慣れること、習熟も必要

・使い慣れてしまっているアプリでも、プロに聞くと代替えや、使い方を十分改善したりできるので大幅に業務効率が改善する場合がある

 

聞いてみることをお勧めします!

 

今回ご紹介した斉藤さんや石川さんは導入のサポートも行っているので、これらの導入を検討されている方々はぜひ、熟練で様々な状況を想定できるお二人にお問い合わせしてみてください。

 

斉藤さん、熊野さんが普段いらっしゃるHKイノベーションプラザは、法務会計プラザが運営する札幌のシェアオフィスです。他にも多くの専門家が所属していますので会社の課題がありましたらぜひお気軽にご相談ください!

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